Externaliser ses tâches administratives : combien ça coûte vraiment ?
Aujourd’hui, le temps est une ressource précieuse pour toutes les entreprises, petites ou grandes. Face à une charge de travail administrative grandissante, de plus en plus de professionnels choisissent d’externaliser certaines tâches. Mais concrètement, combien cela coûte-t-il réellement ? Et surtout, est-ce vraiment plus rentable qu’une embauche classique ?
Le coût réel d’un salarié par rapport à un prestataire externe
Lorsqu’une entreprise recrute une secrétaire salariée, les coûts ne se limitent pas simplement au salaire versé à la fin du mois. Il faut ajouter les charges sociales, qui peuvent représenter entre 25 et 45 % du salaire brut. S’ajoutent également les frais d’équipement du poste de travail, comme l’ordinateur, les logiciels de bureautique, le mobilier, sans oublier l’électricité ou l’entretien des locaux. Enfin, il faut prendre en compte les absences éventuelles pour maladie ou congés payés, qui génèrent des périodes non travaillées mais rémunérées.
En comparaison, l’externalisation permet de rémunérer uniquement les heures réellement travaillées ou les missions accomplies. Il n’y a ni charges sociales supplémentaires, ni équipement à fournir. Le coût devient alors beaucoup plus clair, maîtrisé et surtout proportionnel aux besoins réels de l’entreprise.
Une flexibilité qui fait toute la différence
Externaliser les tâches administratives permet de bénéficier d’une prestation sur mesure, selon le volume de travail et les périodes d’activité. Il est possible de faire appel à une assistance ponctuelle en cas de surcroît d’activité ou de solliciter une aide régulière sans être lié par un contrat de travail. Les entreprises peuvent ainsi ajuster leurs dépenses administratives en fonction de leur activité, tout en gardant la maîtrise de leur budget.
Quelles tâches sont généralement externalisées ?
Il est possible de confier de nombreuses missions à un prestataire administratif externe. La gestion des emails clients et la réponse aux demandes entrantes font partie des tâches souvent déléguées pour gagner du temps et améliorer la réactivité. La saisie de devis et de factures est également une mission fréquemment confiée à un assistant externe, tout comme la préparation et le suivi des dossiers administratifs. Certaines entreprises délèguent également la gestion des relances d’impayés afin d’optimiser leur trésorerie.
Un choix économique et stratégique
En externalisant leurs tâches administratives, les entreprises réalisent des économies significatives tout en se concentrant sur leur cœur de métier. Elles gagnent du temps, réduisent leurs charges fixes et améliorent leur organisation interne. L’externalisation administrative n’est donc pas seulement un choix économique : c’est aussi une décision stratégique pour accompagner la croissance d’une activité, sans subir les contraintes d’une embauche classique.
